El mundo digital revoluciona las conferencias de prensa

En febrero del 2015 escribí el artículo llamado "Las ruedas de prensa: cómo y porqué" , donde ofrecía tips importantes al momento de convocar a los medios de comunicación a un encuentro con ejecutivos o autoridades de alguna institución o empresa. 

Del 2015 a la fecha el mundo de la comunicación ha evolucionado y hemos tenido que ajustar también, en cierta forma, el acercamiento a los medios. 

30 días antes del evento:

- Base de datos con direcciones físicas y de correos electrónicos. Es indispensable elaborar una base de datos actualizada de los directores de medios, coordinadores de agenda, jefes de redacción y coordinadores de las áreas que nos interesan (salud, educación, sociales). 

Tomar en cuenta:

• Periódicos
• Influencers/ bloggers
• Medios digitales
• Canales de televisión
• Revistas

15  días antes del evento:

- Envío de pre- aviso (Save The Date). A través de los correos electrónicos se envían pre-avisos del evento tanto a los medios de comunicación, al menos dos semanas antes del evento. 

10 días antes del evento:

- Envío de invitación física: Aunque vivimos en un mundo totalmente digital, creo firmemente que las invitaciones deben ser enviadas físicamente tanto a los medios, como a los invitados. Esto le da formalidad al evento, al mismo tiempo que el invitado siente que su presencia es importante. 

5 a 3 días antes del evento

- Llamadas de confirmación a los medios/influencers a fines de confirmar la recepción de la invitación. 

1 día antes del evento
Envío de correo electrónico personalizado a cada uno de nuestros contactos y una llamada a forma de recordatorio al coordinador de la agenda. 

Además, del uso de correo electrónico o de algún tipo de mensajería instantánea como Whatssap para convocatoria y seguimiento a los medios para la conferencia de prensa, el mundo digital ha permitido que los encuentros con la prensa se transmitan en vivo y en directo a través de Instagram, de Facebook o de otra herramienta de streaming.  

Es por tal razón que nuestro escenario debe estar debidamente cuidado, los protagonistas del evento deben estar preparados para responder cualquier pregunta que surja en vivo y que el moderador de la conferencia de prensa se maneje con prudencia.

Una gran ventaja de las redes sociales y del mundo digital es que una vez finalizada la rueda de prensa se podrá a empezar a monitorear "nuestra noticia" y el impacto generado. 

Google Alert es una de las herramientas gratuitas que pueden ser utilizada para monitorear las menciones que se realicen en la web. 


Conoces alguna otra herramienta de monitoreo?

Mar a la Vista!

Planificar vacaciones es algo emocionante, estar unos días  fuera del ajetreo de los colegios y de las clases extra curriculares significa un gran alivio y un gran respiro del día a día. Y cuando se trata de sol, arena y mar siempre decimos "presente". 

En esta ocasión te presentamos un "checklist" de algunos puntos importantes antes de irnos a una aventura en el mar y pasear en bote por unas horas, el cual es sin duda una muy grata experiencia para grandes y chicos. 

Se debe estimar la cantidad de personas que serán parte del paseo. No olvidar contemplar los niños que se sumarán a la experiencia. Es de suma importancia conocer la capacidad máxima de tripulantes del bote, así no se sobrepasa el límite indicado. 

Vestir ropa ligera y de colores claros, así se evita sufrir de un sofocante calor y evitar desmayos y mareos.  

Preparar y abastecerse de alimentos ligeros y que sean de fácil digestión, como sandwiches, dips, chips, ceviches. 

Evitar alimentos que puedan ser sensibles al calor, con huevos, mayonesa u otros condimentos que se puedan deteriorar fácilmente.  

Las bebidas refrescantes llevan a cabo un papel indispensable en un paseo en bote, ya que el cuerpo necesitará hidratación constante. Agua, mucha agua. 

Es indispensable contar con un equipo de primeros auxilios, que contenga  medicamentos como dramamina, antiácidos, entre otros medicamentos que podrán ser útiles ante una emergencia. 

Las quemaduras producidas por el sol podrían significar graves daños para la piel es por esto que no pueden faltar protector solar, gafas y sombreros para protegerse de los rayos ultravioletas. 

Los botes y yates deben contar con salvavidas para adultos y niños, es necesario confirmar esta información antes de iniciar la aventura. 

Para mayor comodidad y para evitar deslizarse, se recomienda utilizar sandalias y zapatos resistentes al agua. 

Ser precavido y preparar un bulto con toallas y ropa adicional, ya que podemos llevarnos un gran chapuzón.

Qué otro tip nos sugieres?

Rochelli
@eventostips

La importancia del presupuesto en un evento

Definir el objetivo del evento que nos disponemos a planificar debe ser una tarea primordial, antes de realizar un presupuesto.

Organizar los gastos y equilibrar costos son prioridades para cualquier tipo de evento, ya sea de tipo personal, empresarial con fines comerciales, institucionales con fines benéficos, o simplemente de posicionamiento, es una tarea esencial para el éxito del mismo. 

El presupuesto es una herramienta de planificación, la cual ayudará a tener una visión más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se requerirán para el desarrollo del evento. 

Desde el momento en que se plantea la ejecución de un presupuesto, existen una serie de inquietudes que se deben responder: 

-El presupuesto se ajustará al evento" o si "el evento se ajustará al presupuesto"
-Contará con ingresos de los participantes (inscripciones, donaciones, compra de boletas)
-Si contará con el apoyo de patrocinadores 
-Estimar la cantidad y perfil de los participantes
-Tipo de evento, duración y agenda tentativa
-Evaluar opciones de lugar o espacio físico que alojará el evento

Tal como indica el portal Economía y Dinero, en su artículo "La importancia del presupuesto en un evento especial": "Sin un presupuesto, usted no tiene manera de administrar sus gastos. No sabe si habrá fondos suficientes para cubrir los gastos de los eventos, lo que puede resultar como una deuda después del evento. A través del presupuesto, el plan de un límite para cada gasto es importante"

El éxito del evento podría depender en gran parte del detalle de la planificación y de cómo manejemos nuestro presupuesto, el cual debe incluir la inversión en: 

• Promoción 
• Renta o alquiler de espacio físico
• Gastos técnicos y operativos (luces, tarima, sonido, decoración) 
• Fotografía y video
• Alimentos y Bebidas 
• Viáticos 
• Transporte áereo/ terrestre
• Alojamientos
• Cobertura de Seguro
• Seguridad
• Limpieza
• Honorarios de servicios profesionales (abogados, community manager, entre otros)
• Material promocional y regalos
• Herramientas gráficas e impresiones (letreros, señalización, carpetas, libretas)
• Imprevistos

En caso de estar planificando un evento para una empresa, presentar un presupuesto con tiempo suficiente de antelación permitirá  a la institución hacer las revisiones necesarias, ajustar, aprobar, comparar con otros eventos y proceder a los desembolsos correspondientes. 

Una vez tengamos aprobado nuestro presupuesto debemos de elaborar un cronograma con el tiempo necesario para llevar a cabo cada una de las tareas planteadas. 

Tip Fácil 

Al momento de presentar un presupuesto a un cliente sugiero poner fecha de validez del mismo, ya que vivimos en un mundo cambiante y los costos pueden variar de una semana a otra. 

Y tú, piensas que es importante el presupuesto?

Rochelli 

@eventostips

Dale color a tus malvaviscos!

Tal como lo vimos en la revista Good Housekeeping!!

Malvaviscos de colores. Esta época, donde muchos hacen festejos por la tradición cristiana de Easter y por la llegada del Conejito de Pascua, es una excusa perfecta para organizar reuniones con amigos y familiares, y donde hacemos diversas actividades para nuestros niños, como hacer manualidades  y la búsqueda de los huevos de pascua. 

Hace unos días la revista Good Housekeeping presentaba cómo hacer marshmallows, nubes o malvaviscos de colores y me pareció interesante compartirla con mis lectores. 

En un molde de mini cupcakes diluir un poco de colorante artificial con agua, y sumergir cada malvavisco, retirar un poco el exceso, insertar en un palillo y colocarlo en una superficie que pueda quedar parado de forma vertical.  Se debe dejar secar primero un extremo. Luego proceder con el otro lado. 

Es importante destacar que el colorante artificial no le altera el sabor al marshmallow. 

Ojalá que puedan disfrutar hacer estos malvaviscos con sus pequeños!

Me cuentan!

Rochelli

Carnaval Dominicano: Alegría, Música y Mucho Color!!

En estas fechas me hace sentir muy orgullosa como los colegios de República Dominicana se entusiasman a enseñarles a nuestros hijos sobre nuestras tradiciones, y ésto los motiva a querer aprender más de sus raíces dominicanas. 

Durante el mes de Febrero en República Dominicana se celebra el Carnaval Dominicano. Una fiesta llena de alegría, música y mucho colorido. En los colegios es muy común que dentro de su planificación curricular se les enseñe a los niños sobre la cultura dominicana,  tradiciones y sobre nuestro vistoso Carnaval. Los pequeños van disfrazados de personajes que representan la tradición dominicana, como diablo cojuelo, limpiabotas, campesinos, floristas, entre otros personajes no menos pintorescos.

Cada vez que mi hijo de 4 años empieza a cantar el Himno Nacional y me pregunta sobre los Padres de la Patria, la Bandera o el Escudo Nacional se me eriza la piel. Ahí es que nos damos cuenta de lo importante que es inculcarle a los pequeños tesoros sobre nuestros valores como dominicanos, para que en el día de mañana se sientan orgullosos de su País.

Esta ocasión es propicia para hacerles a los niños su propia fiesta de Carnaval junto a sus amigos, donde puedan disfrutar de comida, manualidades relacionadas a la fiesta. 

- Invitados. Hacer una lista de los niños y las madres que serán invitadas, en la lista debemos indicar las edades de los niños, lo que nos va a permitir definir el tipo de actividades que llevaremos a cabo. 

- Invitaciones. Elaborar las invitaciones manualmente es muy buena idea, para aquellas que les gustan las manualidades o el diseño gráfico, también se podrían comprar las mismas de acuerdo a nuestro presupuesto. 

- Fecha y lugar: Se debe definir una fecha que sea cómoda y un lugar accesible, tanto para los padres que trabajan y para los niños que deben hacer sus asignaciones para la escuela. 

- Alimentos y Bebidas. En una fiesta de carnaval, lo ideal es contar con comida tradicional como mini yaniqueques, casabitos, mini bolitas de yuca, frío frío, también dulces típicos como dulce de leche, jalao, piloncitos, una amplia variedad se puede conseguir en Cosas de Mi País. 

- Decoración. No es necesario gastarse mucho dinero en decoración, el ambiente podrán recrearlo con guirnaldas de papel, tal como nos enseña Mundo Manualidades, pompones como Facilísimo nos indica en este video. Little Miss Momma nos enseña como hacer guirnaldas de tela, que darían un bellísimo toque a la mesas de los alimentos. 

- Disfraces. Son importantes los disfraces para que sea realmente una fiesta de carnaval, también pintarles las caritas artísticamente como nos enseña Hello Kids. 

- Actividades. Dependerá las edades de los invitados para organizar las actividades, pero algo que a los niños de cualquier edad le gusta es colorear y podrían hacerlo con páginas de colorear referentes al tema de carnaval, también piscinas de pelotas de goma, bingo, buscar el tesoro. Si contamos con presupuesto, recomiendo los servicios de RaudyJoyfull.  Aquí otras ideas de juegos para entretener a los niños durante la fiesta. Para darle un toque más festivo de carnaval, incluirles música tradicional como "Baila en la Calle". 

Qué otro tips nos das para celebrar el Carnaval? Nos gustaría escuchar la opinión de otros países, también!!

Rochelli

@eventostips

Nuestros aliados, los patrocinadores

Al momento de solicitar patrocinio, 

sugiero hacer una lista de empresas que sean afines al 

evento y a su público objetivo. 

Cuando nos disponemos a organizar un evento, ya sea de tipo benéfico o comercial, muchas veces acudimos a solicitar patrocinio con la finalidad de que nuestra inversión económica sea mínima y así obtener mayores beneficios. En mi experiencia, he podido conocer de la importancia de tener la información necesaria para atraer patrocinadores y convertirlos en nuestros aliados, y no sólo una vez sino que mantengan la intención de apoyar año tras año. 

Al momento de proceder a acercarnos a una empresa o institución a solicitar patrocinios, debemos tener estructurada información de las ventajas tangibles e intangibles que obtendrá la empresa al apoyar el evento:  proyección de la marca, en muchos casos de su Responsabilidad Social Corporativa, exposición del producto a su público objetivo y a potenciales consumidores, entre otras. Adicional a esto,  Mundo Negocios explica "4 beneficios que obtienen una empresa al patrocinar eventos". 

Los patrocinios no son “One Size Fits All”, cada tipo de empresa podrá apoyar su evento de manera particular, razón por la cual debemos organizar y presentar un paquete de patrocinio con beneficios atractivos para la empresa, junto a una carta formal papelería del evento. 

Un ejemplo de beneficios de patrocinios: 

RD$100,000 (Categoría A)

• Colocación de Stand 3 x 3 metros en Area de Exposición
• Mención como patrocinador Silver
• 10 inscripciones de cortesía
• 6 pases adicionales a la cena de bienvenida
• Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
• Derecho a distribuir material promocional en los bultos
• Banner en la página web del congreso 
• Logo en el programa de mano
• Logo en el brazalete de los participantes
• Proyección de logo en pantallas
• Menciones en las redes sociales del evento
• 1 página en la revista oficial del evento

RD$60,000 (Categoría B)

• Colocación de Stand 2 x 2 metros en Area de Exposición
• Mención como patrocinador Gold
• 8 inscripciones de cortesía
• 4 pases adicionales a la cena de bienvenida
• Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
• Derecho a distribuir material promocional en los bultos
• Banner en la página web del congreso 
• Logo en el programa del Congreso
• Proyección de logo en pantallas
• Menciones en las redes sociales del evento
• Media página en la revista oficial del evento

RD$40,000 (Categoría C)

• Mención como patrocinador Silver
• 6 inscripciones de cortesía
• 2 pases adicionales a la cena de bienvenida
• Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
• Derecho a distribuir material promocional en los bultos
• Logo en el programa del Congreso
• Proyección de logo en pantallas
• Menciones en las redes sociales del evento
• Media página en la revista oficial del evento

Existen otros tipos de patrocinio que se pueden considerar, tales como patrocinios de alimentos y bebidas, uniformes, material POP, publicidad, entre otros dependiendo de las necesidades del evento. Es importante recordar que a los patrocinadores debemos informarles sobre sus beneficios antes, durante y después del evento. 

Una vez que la empresa o la institución confirme el tipo de patrocinio seleccionado, se les debe enviar a las empresas las reglas de montaje, donde se indique sus derechos como patrocinadores, horarios,  lineamientos de montaje y desmontaje del evento. 

Finalmente, la relación con los patrocinadores siempre debe mantenerse cordial y debemos procurar cumplir con todo lo prometido a las empresas.  Agradecer, agradecer, siempre agradecer a los patrocinadores por su apoyo y su tiempo.

Qué otro tip nos puedes sugerir a la hora de solicitar patrocinio?

Rochelli
rochelli.subero@gmail.com

Las Ruedas de Prensa: cómo y porque?

Se debe evaluar primeramente si la información que vamos a ofrecer es relevante, impactante, y de credibilidad

Siempre he considerado que la relación con los medios de comunicación debe ser manejada de una manera cuidadosa, a fines de establecer así una relación duradera y sólida con el medio y con los periodistas.

En determinadas situaciones me ha llamado a la atención que muchas personas quieran organizar o plantear hacer ruedas de prensa ante cualquier situación o evento, lo que no necesariamente sería del interés del medio o de la sociedad. Debemos ser cuidadosos y no abusar del uso de esta herramienta, que es realmente importante cuando tenemos algo importante que comunicar.

En nuestro país es muy usual que las ruedas de prensa se lleven a cabo en instituciones gubernamentales, sindicatos, partidos políticos, ONG's, de manera informal y las mismas son organizadas con poco tiempo de diferencia, por su naturaleza y por la cantidad de información que deben ofrecer a la sociedad. 

Al momento de tomar en cuenta si es viable convocar a los medios de comunicación para una rueda de prensa, debemos evaluar primeramente si la información que vamos a ofrecer es relevante, impactante, y de credibilidad. De igual manera, debemos tomar el cuenta la hora de la convocatoria, así como el día a seleccionado, el lugar y las personas que hablarán a los medios. 

Aquí te comento algunos tips que podrían ayudar al momento de organizar y convocar una rueda de prensa:

• Hacer una selección de los medios de comunicación que vamos a invitar, de acuerdo al tema que se va a tratar. El listado debe incluir: jefes de redacción, periodista especializado, coordinador de agenda, jefe de prensa de noticiarios, así como periodistas de programas de televisión especializados y de investigación, hasta bloggeros. 
• Seleccionar una sala o salón con espacio suficiente para distribuir las sillas "tipo escuela", y para la colocación de las cámaras de televisión y que el mismo cuente con un buen equipo de sonido. 
• Enviar una carta/ invitación a los medios de siete a cinco días antes, donde se motive la convocatoria, los temas a tratar, y cuales autoridades o funcionarios estarán presentes.
• Remitir recordatorios o hacer llamadas de confirmación a los medios dos días antes del evento, y si es posible la mañana de la rueda de prensa. 
• Identificar las personalidades o autoridades que serán los portavoces de la Institución, ya que los mismos deben tener dominio total de los temas a tratar, citar estadísticas, fuentes, etc. en caso de ser necesario. 
• Elaborar un dossier de prensa completo (impreso y digital) que contenga la nota de prensa bien elaborada donde se responda ¿quién?, ¿qué?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿por qué?,  nombre completo y cargo de las autoridades, agenda, datos estadísticos, fuentes, fotografías. 
• Designar un moderador quien sea a persona responsable de llevar a cabo la agenda de la rueda de prensa, y que al mismo tiempo pueda organizar las preguntas de los medios de comunicación.
• Contemplar un sencillo brindis para los periodistas asistentes, los cuales pasarán rápidamente por la rueda de prensa y luego continuarán su recorrido a otras fuentes. 
• Monitorear las publicaciones de los medios de comunicación post rueda de prensa y guardar una carpeta con originales y fotocopias. 

Recomiendo que a la hora de considerar convocar una rueda de prensa, analicemos el  objetivo y el impacto de nuestra mensaje, de si el mismo es de interés o no de los medios de comunicación. 

"Una prensa libre puede ser buena o mala, pero sin libertad, la prensa nunca será otra cosa que mala".
Albert Camus 1913-1960) Escritor francés.

Me encantaría conocer tu opinión, 

Rochelli